ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
Somos Recamier S.A., desarrollamos, importamos, distribuimos y/o comercializamos productos de cuidado personal y cosméticos de alta calidad para todos los públicos, que generan un cambio, una experiencia vivencial y una aventura diferente en cada ocasión. Nos dedicamos con seriedad y perseverancia a investigar y desarrollar productos de calidad, testeamos su eficacia, performance e inocuidad y trabajamos en concordancia con la naturaleza y el medio ambiente. Unimos el talento humano y todos nuestros recursos tecnológicos, desde 1947, para imaginar, crear y conquistar un mundo diferente. Un mundo en el que los colores, las fragancias y las texturas llenan cada rincón de experiencias únicas. Para simplificar las cosas, en esta política nos llamamos a nosotros mismos “Recamier” o “nosotros” o “nos”; somos responsables (responsables del tratamiento en lenguaje técnico de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos o “LEPDP”) del procesamiento de sus datos personales que capturamos a través de formularios físicos o electrónicos, correo electrónico, teléfono, redes sociales, entre otros.
En Recamier respetamos su privacidad y decisiones, nos aseguramos de que la privacidad, protección de datos y seguridad de la información se encuentren integradas en lo que hacemos como compañía. Estamos comprometidos a mantener sus datos personales seguros, y ser transparentes sobre cómo usamos su información personal. Respetamos sus derechos y siempre intentaremos satisfacer sus solicitudes en la medida de lo posible, de acuerdo con nuestras responsabilidades legales.
Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, le ayudaremos a identificar los términos que frecuentemente encontrará en este documento, los cuales se definen a continuación:
Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguientes: nombre(s) y apellido(s), tipo y número de identificación, genero, dirección de correo electrónico, dirección postal, dirección de envío, dirección de facturación, número de teléfono fijo y/o celular, fecha de nacimiento, edad o rango de edad, fecha de expedición del documento de identidad, detalles del pedido, Información sobre transacciones, incluidos productos comprados, pago e información, historial de compras, Dirección, usuario o perfil de redes sociales y apps o plataformas de mensajería, información que haya compartido con nosotros sobre usted (por ejemplo, a través de redes sociales o servicios de mensajería instantánea, o participando en una actividad, evento, taller, show, concurso, rifa, juego, encuesta, etc.), dirección IP, información de navegador, información de su dispositivo, localización, datos relacionados con su navegación en nuestros sitios web, anuncios, contenido que miró o dio clic, duración de su visita, productos que buscó y / o seleccionó para crear su cesta, publicaciones realizadas en redes sociales donde usted sea parte de nuestra comunidad, grupos de redes sociales y/o fan pages para identificar tendencias de belleza, cualquier comentario mencionado en su publicación; igualmente si ejerce alguno de sus derechos legales en virtud de la LEPDP, conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, consultados, procesados, reportados, suprimidos, actualizados, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general tratados de forma manual o automatizada para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:
4.1 Clientes1: Gestionar su pedido; contactarlo para finalizar su pedido cuando haya guardado o colocado productos en su carrito sin completar el proceso de pago; informarle cuando esté disponible un producto que deseaba comprar; procesar su pedido, incluida la entrega del producto a la dirección que indicó; gestionar el pago; contactarlo para el desarrollo y ejecución de la relación comercial/contractual que tenga con nosotros; procesos de auditoría; realizar gestión de cobranza prejurídica y jurídica, gestionar cualquier pregunta, petición, queja o reclamo que tenga sobre su pedido; prevenir o detectar delitos, incluidos fraudes y delitos financieros e informáticos; aplicar técnicas de analítica de datos para conocer, ofrecer, mejorar y personalizar su experiencia al adquirir o consumir nuestros productos; mejorar nuestros productos existentes (o aquellos en desarrollo) por medio de encuestas, estadísticas, o solicitando comentarios sobre productos y servicios; mejorar la calidad de nuestros productos y servicios teniendo en cuenta las preferencias en cuanto a medios de comunicación (teléfono, servicios de mensajería instantánea, correo electrónico, etc.) y frecuencia; responder las preguntas, peticiones, quejas y reclamos que usted presente; atender y contestar denuncias, demandas, indagaciones e investigaciones de las autoridades judiciales y/o administrativas competentes y/o de terceros, suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a nuestras empresas filiales, vinculadas, o subordinadas ubicadas en Colombia o cualquier otro país que cumplan con un nivel adecuado de protección de datos.
4.2 Participantes en talleres, eventos y shows: Gestionar, seguir y actualizar su solicitud de participar en cualquier taller, evento, actividad, concurso, rifa o show que desarrollemos; enviarle mediante correo electrónico, correo postal, SMS, MMS, Redes Sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas, información como confirmaciones o mensajes previos al inicio de su participación en la actividad de su interés. Si alguna de estas actividades conlleva la entrega de un premio y usted resulta ganador del mismo, se utilizarán sus datos para contactarlo y poder realizar el envío o entrega del premio.
4.3 Suscripción a newsletter y mercadeo: Enviarle comunicaciones de mercadeo que pueden adaptarse a su “perfil” en función de los datos personales que conocemos sobre usted y sus preferencias; enviarle ofertas personalizadas, promociones, rifas, actividades, concursos, y en general publicidad de nuestros productos, mediante correo postal o certificado, correo electrónico, SMS, MMS, Redes Sociales, Apps o servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. Si alguna de estas actividades conlleva la entrega de un premio y usted resulta ganador del mismo, se utilizarán sus datos para contactarlo y poder realizar el envío o entrega del premio.
4.4 Seguidores en canales digitales: Utilizaremos las redes sociales para mostrarle o enviarle publicidad, en algunos casos, la publicidad y la oferta será dirigida en función de sus intereses, gustos y preferencias. Si interactúa con nuestro sitio web o redes sociales donde tengamos una cuenta oficial, la información que nos proporcione será utilizada para responder las preguntas, quejas y reclamos que usted presente. Podemos recopilar sus datos personales cuando nos menciona en las plataformas de redes sociales.
4.5 Candidatos a una vacante y colaboradores. Candidatos a una vacante: Cuando participa en un proceso de selección para cubrir una vacante, será necesario utilizar sus datos para contactarlo para entrevistas, aplicar pruebas, realizar estudios de seguridad directamente y/o a través de terceros proveedores 1 “Clientes” se refiere tanto a nuestros clientes comerciales (B2B) como a nuestros clientes consumidores finales (de nuestras plataformas eCommerce y marketplaces B2C). contratados por nosotros, incluso contrastar las referencias laborales, familiares y personales que haya informado. Colaboradores: Si es uno de nuestros trabajadores, le informamos que sus datos serán procesados para cumplir con las obligaciones legales y contractuales que asumimos en calidad de empleadores, a manera de ejemplo: afiliación a entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral –ARL-, contribuciones, retenciones, impuestos y aportes, realizar el correcto pago de nómina, incluido aplicar descuentos para pagos a terceros que nos haya autorizado de manera previa e informada. Igualmente, utilizaremos estos datos para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, etc., el registro del casino, mediante el carnet con código de barras, así como permisos físicos y lógicos dentro de nuestras instalaciones y sistemas.
4.6 Proveedores y contratistas: Sus datos como persona natural proveedor o contratista son utilizados por nosotros para registrarlo como proveedor, calificar sus servicios, contactarlo para el desarrollo y ejecución de la relación comercial/contractual que tenga con nosotros, procesos de auditoría y efectuar procesos de pagos de cuentas de cobro y facturas cuando hubiere lugar a ello. Igualmente utilizaremos estos datos para asignar permisos físicos y lógicos dentro de nuestras instalaciones y sistemas.
4.7 Socios/Accionistas. Efectuar el pago de dividendos, permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de la calidad de accionistas, recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación a su calidad de accionista, cumplir decisiones judiciales, administrativas, contractuales, estatutarias y legales relacionadas con su calidad de accionista, permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación económica en la sociedad todo lo anterior conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulen esta materia.
4.8 Sistemas de Videovigilancia: Capturamos datos personales como imagen, y video, por medio de cámaras, videocámaras, análogas y/o digitales y/o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) esto con el fin de llevar a cabo las siguientes finalidades: brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un espacio físico determinado.
Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información, revocar su autorización y presentar quejas ante la autoridad de protección de datos personales.
5.1 Acceso. Garantizamos su derecho de acceso conforme a la LEPDP como titular de los datos personales. El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a su disposición, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Nos obligamos a tramitar su derecho de acceso de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.2.
5.2 Consulta. Como titular podrá consultar su información de carácter personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos. En consecuencia, garantizamos su derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la LEPDP, suministrándole la información que esté bajo nuestro control. Establecemos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.3 Reclamo. Como titular puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Definiremos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo, el cual podrá presentarlo este directamente, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo estuviese incompleto, deberá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de nosotros, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.4 Rectificación y actualización. Nos obligamos a rectificar y actualizar su información personal incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.3. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en cuenta lo siguiente: 1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; 2. Tenemos plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.
5.5 Supresión. Como titular tiene el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de sus datos personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a suprimir su información personal de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.3.
5.6 Revocar la autorización. Puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a revocar su autorización de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.3.
5.7 Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos. Los titulares de información personal pueden presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante la “SIC”) quejas por infracciones a lo dispuesto en la LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Sus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LEPDP; Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información y revocar su autorización mediante el envío de una comunicación a nuestro oficial de protección de datos a la siguiente dirección electrónica: habeasdata@recamier.com Por favor indicar o comunicar en su petición los datos asunto: “Consulta, Petición o Reclamo, Ley 1581 de 2012”.
Toda solicitud de consulta o reclamación deberá contener como mínimo la siguiente información:
Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:
7.1 A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.
7.2 A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
7.3 Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, podrá hacerlo a través del envío de una comunicación electrónica a nuestro oficial de protección de datos, el área financiera, al correo electrónico: habeasdata@recamier.com El oficial de protección de datos será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos lo previstos en esta Política.
Sabemos que sus datos personales le pertenecen, por lo cual haremos uso de estos, únicamente para desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente por usted, o por la Ley. Recamier como entidad Responsable del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la LEPDP, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
1) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
3) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
8) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LEPDP;
9) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
10) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LEPDP;
11) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la LEPDP y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
14) Informar a la autoridad de protección de datos SIC, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias:
En adición a lo anterior, en Recamier cumplimos con las siguientes obligaciones:
Solo trataremos datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o proveedores, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la LEPDP y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, exigiremos al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley. Nosotros y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013.
No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:
Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular o previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC cuando se lleve a cabo a uno de los países que no tenga un nivel adecuado de protección de datos. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del delegado de Protección de Datos Personales de la SIC, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de Recamier estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por responsables y encargados de los datos en su lugar de destino. No solicitaremos la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la LEPDP y su decreto reglamentario.
En los contratos de prestación de servicios y demás contratos de cualquier tipo que celebremos con terceros que impliquen el tratamiento de datos personales, incluiremos cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por Recamier, el cual delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento. Por su parte, al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se encuetnran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a sus datos personales.
Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando a sí se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
La presente Política vigor a partir se reemplaza la que se encontraba vigente el primero (01) de octubre desde el de dos mil veintiuno (2021)
